Estamos a días del lanzamiento del nuevo producto de software que estuvo en prueba durante el año 2007.
La base del programa sigue siendo el antiguo y ya suficientemente probado sistema de contabilidad, pero esta vez se agregó un cambio fundamental, está dirigido esencialmente a empresas donde su fuerte es gestionar proyectos y principalmente sus gastos.
Si bien es cierto la contabilidad es el corazón de la empresa, todas llevan la contabilidad de costos con un contador externo. Que gran estupidez. Al final todos los informes de gestión, las ventas, los costos, la cuenta corriente, la llevan en planillas excel y todo el esfuerzo de llevar la contabilidad se reduce a pagar mensualmente el IVA y obtener un balance para realizar la declaración de la renta en abril.
Uno de nuestros clientes, una ONG, nos dio la pauta. Ellos llevaban la contabilidad de esa forma, con un contador, solo para cumplir con la normativa que SII les exigía, pero toda la gestión de los proyectos se llevaba en planillas excel. Eran geniales para confeccionar planillas, pero nunca tuvieron datos exactos que correspondieran con lo que entregaba la contabilidad. Un desorden tremendo. Nada correspondía con nada y las diferencias con el contador se tornaron irremediables y simplemente lo despidieron.
El directorio contrató a un nuevo gerente de administración y finanzas que a su vez trajo a una nueva contadora. Para variar ella solo asistiría, de muy malas ganas, una tarde en la semana para ingresar información. Como yo les vendí el sistema de contabilidad por ahí por el año 2001, no dudaron en llamarme para dar una nueva capacitación a la nueva contadora para despejar dudas con respecto a un posible mal uso del programa. Eso fue a principio del año 2007.
Lo extraño fue que la clase sólo se la di a la contadora y a la secretaria que le ayudaría en el ingreso de información, a nadie mas. Obviamente el gerente de administración pensó que no le correspondía ya que él se dedicaría a la gestión de los proyectos. Nada tenía que hacer ahí. Y la segunda a bordo apareció un par de veces porque se iba a Europa por tres meses. Esas cosas solo se ven en ONG pero a esta señora le alcancé a mencionar que para se preocupaban de los proyectos si con un buen manejo del sistema de contabilidad, es decir, un buen plan de cuenta, una buena definición de centros de costos y sus ítem de gastos, tiene resuelto el problema.
Como estaba pensando en Europa me escuchó a media, pero algo le quedó grabado. En fin. Terminó la capacitación y la contadora siguió sola. Hasta que por ahí por septiembre me llamó la segunda a bordo, que ya había llegado de Europa y que quería que le aclarara eso de que el sistema de contabilidad le ayudaría a llevar los costos de los proyectos. Así que preparé una demostración y me creyó, pero sin entender nada.
Al día siguiente el gerente de administración se fue y la segunda quedó a cargo. Pero ella no entendía nada de nada. Que activo ni pasivo, ella solo quería resultado de los proyectos. Recogí los datos de un proyecto y preparé un ejercicio completo. Se lo mostré primero a la contadora, lo entendió pero de inmediato se dio cuenta que para llevar ese control se debe ingresar el tripe de información. Cada factura, boleta de honorario, rendición de fondo, etc. tenía que ir con el código del proyecto y del ítem de gasto.
La segunda a bordo casi se murió.
Mi primera tarea fue corregir el plan de cuenta, y ordenar los ítem de gastos, que no tenía una relación lógica. Saqué un listado de un proyecto y sus gastos y no tenía relación con nada. Los resultados estaban en el pasivo y el OVERHEAD, que es el porcentaje que se asigna la ONG para la administración, también estaba en el pasivo. O sea, esta empresa no tenía resultado.
Saqué listado por cada proyecto y cada jefe de proyecto revisó sus gastos. Se ingresaron prácticamente de nuevo los datos.
Mientras fui modificando el programa para que la secretaria usara el programa sin necesidad de enredarse con la contabilidad, sino que cargara los gastos directamente y que por debajo generara el comprobante contable.
Continuará
La base del programa sigue siendo el antiguo y ya suficientemente probado sistema de contabilidad, pero esta vez se agregó un cambio fundamental, está dirigido esencialmente a empresas donde su fuerte es gestionar proyectos y principalmente sus gastos.
Si bien es cierto la contabilidad es el corazón de la empresa, todas llevan la contabilidad de costos con un contador externo. Que gran estupidez. Al final todos los informes de gestión, las ventas, los costos, la cuenta corriente, la llevan en planillas excel y todo el esfuerzo de llevar la contabilidad se reduce a pagar mensualmente el IVA y obtener un balance para realizar la declaración de la renta en abril.
Uno de nuestros clientes, una ONG, nos dio la pauta. Ellos llevaban la contabilidad de esa forma, con un contador, solo para cumplir con la normativa que SII les exigía, pero toda la gestión de los proyectos se llevaba en planillas excel. Eran geniales para confeccionar planillas, pero nunca tuvieron datos exactos que correspondieran con lo que entregaba la contabilidad. Un desorden tremendo. Nada correspondía con nada y las diferencias con el contador se tornaron irremediables y simplemente lo despidieron.
El directorio contrató a un nuevo gerente de administración y finanzas que a su vez trajo a una nueva contadora. Para variar ella solo asistiría, de muy malas ganas, una tarde en la semana para ingresar información. Como yo les vendí el sistema de contabilidad por ahí por el año 2001, no dudaron en llamarme para dar una nueva capacitación a la nueva contadora para despejar dudas con respecto a un posible mal uso del programa. Eso fue a principio del año 2007.
Lo extraño fue que la clase sólo se la di a la contadora y a la secretaria que le ayudaría en el ingreso de información, a nadie mas. Obviamente el gerente de administración pensó que no le correspondía ya que él se dedicaría a la gestión de los proyectos. Nada tenía que hacer ahí. Y la segunda a bordo apareció un par de veces porque se iba a Europa por tres meses. Esas cosas solo se ven en ONG pero a esta señora le alcancé a mencionar que para se preocupaban de los proyectos si con un buen manejo del sistema de contabilidad, es decir, un buen plan de cuenta, una buena definición de centros de costos y sus ítem de gastos, tiene resuelto el problema.
Como estaba pensando en Europa me escuchó a media, pero algo le quedó grabado. En fin. Terminó la capacitación y la contadora siguió sola. Hasta que por ahí por septiembre me llamó la segunda a bordo, que ya había llegado de Europa y que quería que le aclarara eso de que el sistema de contabilidad le ayudaría a llevar los costos de los proyectos. Así que preparé una demostración y me creyó, pero sin entender nada.
Al día siguiente el gerente de administración se fue y la segunda quedó a cargo. Pero ella no entendía nada de nada. Que activo ni pasivo, ella solo quería resultado de los proyectos. Recogí los datos de un proyecto y preparé un ejercicio completo. Se lo mostré primero a la contadora, lo entendió pero de inmediato se dio cuenta que para llevar ese control se debe ingresar el tripe de información. Cada factura, boleta de honorario, rendición de fondo, etc. tenía que ir con el código del proyecto y del ítem de gasto.
La segunda a bordo casi se murió.
Mi primera tarea fue corregir el plan de cuenta, y ordenar los ítem de gastos, que no tenía una relación lógica. Saqué un listado de un proyecto y sus gastos y no tenía relación con nada. Los resultados estaban en el pasivo y el OVERHEAD, que es el porcentaje que se asigna la ONG para la administración, también estaba en el pasivo. O sea, esta empresa no tenía resultado.
Saqué listado por cada proyecto y cada jefe de proyecto revisó sus gastos. Se ingresaron prácticamente de nuevo los datos.
Mientras fui modificando el programa para que la secretaria usara el programa sin necesidad de enredarse con la contabilidad, sino que cargara los gastos directamente y que por debajo generara el comprobante contable.
Continuará
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